Använd ett personligt och neutralt tilltal

Skriv du – inte Ni eller Du

Det allmänna tilltalsordet i brev och skrivelser till en enskild person är du med liten begynnelsebokstav. Skriv inte Du med stor bokstav – det kan uppfattas som distanserat.

Om brevet har två eller flera personer som adressat skriver du ni med liten bokstav. I allmän information som riktar sig till en hel grupp läsare (till exempel invånarna i Lidköping) är tilltalsordet du.

Skriv ni till juridisk person

Om adressaten är ett företag, en myndighet eller en organisation skriver du ni med liten bokstav.

Skriv hela namnet i protokoll

Protokoll dokumenterar sammanträden eller delegationsbeslut och är inte adresserade direkt till de personer, företag eller instanser som berörs av besluten. I protokollen kan du därför inte skriva du och ni:

• Skriv ut både för- och efternamn på personer. Att bara skriva efternamnet är avståndstagande. Att bara skriva förnamnet är för personligt i en protokollstext.
• Undvik juridiska begrepp som den sökande, den klagande och liknande.

Var tydlig om vilka vi respektive andra är

En text har både mottagare och avsändare. Ofta figurerar även andra instanser eller personer i texten. Du måste därför vara tydlig och skriva ut vem eller vilka du syftar på. Läsaren ska inte behöva gissa.

Vi, jag och enheten

Om du skriver ut namnet på den organisatoriska enheten (kontoret, nämnden och så vidare) hela tiden i en text blir den onödigt opersonlig och tung. Variera därför med pronomen (oftast vi, ibland jag).

I brev, rapporter och liknande kan du med fördel skriva jag om det är du själv som har gjort eller kommer att göra något. Det är inte för personligt. Logotypen i dokumentet visar tydligt att du skriver i tjänsten, inte som privatperson.

Exempel:

• Jag återkommer med besked inom två veckor.
• Jag har undersökt …

I tjänsteskrivelser, framställningar och yttranden är det lämpligt att först skriva ut enhetens namn och sedan övergå till att skriva vi. Om du längre fram i texten behöver understryka att det är enheten som avses kan du upprepa namnet.

Exempel:
– Sektor service har fått i uppdrag att … Vi har …

Skriv ut vem som gör eller ska göra något. Undvik passiva formuleringar – det försvårar läsningen när saker bara sker eller förväntas ske. Det kan också leda till missförstånd.

Skriv så här
Du måste skicka in din ansökan senast den 5 november om vi ska hinna behandla ärendet i år.
Skriv inte
Ansökan måste skickas in senast den 5 november om den ska hinna behandlas i år.

Skriv så här
Skicka handlingarna till oss senast den 5 november 2023.
Skriv inte
Handlingarna önskas åter senast den 5 november 2023.

Undvik passiva verb och substantivering

Aktiva verb lyfter fram vem som gör vad och gör att det är större chans att din läsare förstår dig. De passiva verben döljer vem som gör något, de saktar ner läsningen och läsaren måste gissa sig fram. Passiva verb är exempelvis informeras, undersöks, skrivs (och slutar alltid på s).

Besluta Fatta beslut