Det viktigaste först

För att läsaren ska bli intresserad av en text är det viktigt att den är välplanerad och har en klar struktur. Läsaren ska inte behöva leta efter väsentligheterna eller tveka om vad som är viktigt och mindre viktigt.

Här är några allmänna riktlinjer:

• Börja med det viktigaste – ofta en sammanfattning i längre texter.
• Skriv informativa rubriker som riktar sig till läsaren.
  
• Dela in texten i stycken. Se till att styckena inte blir onödigt långa.
• Använd punktuppställningar för uppräkningar.
  
• Skriv enkla och överskådliga meningar.
• Bind ihop resonemangen med sambandsord (i så fall, därför, däremot och liknande).
• Sträva efter att få flyt i texten.
• Illustrera gärna med bilder med förklarande text under.

Brev

Den som får ett brev ska direkt förstå varför hen har fått det:

• Skriv en huvudrubrik som talar om vad brevet handlar om. Var så tydlig som möjligt.
• Börja med det som är viktigast för läsaren. Tala om varför du skriver och kom sedan till saken direkt. Börja inte med bakgrund och förklaringar.
• Tänk på att göra brevet så överskådligt som möjligt. Använd gärna underrubriker och punktuppställningar. Markera viktig information, till exempel datum, med fet stil. Tänk på att inte skriva för långa stycken.
  

Rapporter och andra längre dokument

Hjälp läsaren att orientera sig i rapporter och andra längre dokument:

• Lägg en innehållsförteckning allra först i dokumentet.
• Inled alltid med en sammanfattning.
• Inled gärna de olika avsnitten med en kort sammanfattning.
• Använd gärna numrerade rubriker.