Skriv tydliga och enkla meningar

Långa inledningar och underordnad information (bisatser) skymmer huvudbudskapet. Börja därför med det viktigaste. Den underordnade informationen kan du lägga sist eller som en egen mening.

Skriv så här
Område Miljö och hälsa kommer att mäta ljudnivåerna på alla krogar och andra uteställen där det spelas musik. Anledningen är att det har kommit in många klagomål om buller.
… hellre än så här
På grund av alla klagomål om buller som har inkommit till kommunen kommer område Miljö och hälsa att mäta ljudnivåerna på alla krogar och uteställen där det spelas musik.

Använd en naturlig ordföljd

Krångla inte till ordföljden. Det naturliga är att huvudverbet (det ord som talar om vad någon gör eller vad som händer i texten) kommer tidigt i meningen.

Om huvudverbet kommer sent i meningen får hjärnan svårt att tolka sammanhanget – läsaren måste då gå tillbaka och läsa meningen på nytt.

Skriv så här
Vi använder personens nettoinkomst som underlag för att beräkna hemtjänstavgiften.
… hellre än så här
Som underlag för beräkning av hemtjänstavgiften används personens nettoinkomst.

Skriv aktivt – undvik passiva verb

En text blir lättare att tolka om läsaren direkt ser vem eller vilka som står bakom huvudverbets handling eller händelse: ”Lidköpings kommun har undersökt” är till exempel mer lättläst än ”En undersökning har gjorts av Lidköpings kommun”. (Det passiva verbet är här gjorts –passiva verb har s på slutet.)

En mening – en tanke

Lägg inte för mycket information i en och samma mening och rada inte upp flera i sig fullständiga meningar med kommatecken emellan.

Skriv så här
Att kommunikationen fungerar är en förutsättning för att vi ska kunna bedriva verksamhet och samverka. Det är i sin tur en förutsättning för demokratin.
… hellre än så här
Att kommunikationen fungerar är en förutsättning för att vi ska kunna bedriva verksamhet och samverka, vilket i sin tur är en förutsättning för demokratin.

Skriv så här
Vi har tagit fram skrivregler och mallar. Syftet är att våra dokument ska bli lättare att läsa.
… hellre än så här
Vi har tagit fram skrivregler och mallar, syftet är att våra dokument ska bli lättare att läsa.

Skriv så här
Sektor samhälle har bjudit in till allmänt samråd om detaljplanen enligt plan- och bygglagen.
… hellre än så här
Sektor samhälle har, enligt plan- och bygglagen, bjudit in till allmänt samråd om detaljplanen

Skulle jag ha sagt så här?

En bra kontrollfråga är alltid: ”Skulle jag ha sagt så här?

Variera meningslängden

En text med bara långa meningar blir tung och svårläst, särskilt om den innehåller svåra och långa ord. Många korta meningar gör å andra sidan att texten kan kännas hackig – det blir inget flyt. Det bästa är att variera meningarnas längd så att det blir en bra rytm. Läs texten högt och känn efter. Undvik extremt långa meningar (ungefär: längre än två rader).

Kommatecken behövs ibland

Många tycker att kommateringsreglerna är svåra och avstår därför från att kommatera. Andra har övertolkat någon gammal regel och sätter kommatecken där de inte fyller någon funktion. Båda metoderna försvårar för läsaren.

I dag är det tydlighetskommatering som gäller. Det innebär att du sätter komma där det behövs en kort paus eller där meningen annars skulle kunna missuppfattas. Många gånger är kommateringen en bedömningsfråga men det finns några regler att hålla sig till:

• Sätt komma vid uppräkningar: anställda, förtroendevalda och medborgare.
• Sätt komma runt inskjutna tillägg där den övriga meningen går att läsa fristående om man plockar bort tillägget: Lena Larsson, ordförande i välfärdsnämnden, hade kallat till krismöte.
• Sätt komma mellan huvudsatser som samordnas i samma mening: Han hade läst samtliga underlag, och besluten var inte svåra att ta.
• I meningar med dels, dels respektive ju, desto är det praxis att sätta kommatecken före det andra ledet: Undersökningen består dels av enkätfrågor, dels av intervjuer.

Använd punktlistor för uppräkningar och tydlighet

Uppräkningar blir tydligare om du skriver dem i en punktlista i stället för i löpande text. Olika villkor, alternativ, moment och liknande blir lättare att ta till sig om de struktureras och presenteras i punktform.

En punkt kan bestå av ett enstaka ord, en del av en mening (fras, sats) eller en eller flera fullständiga meningar. Du kan markera punkterna på olika sätt – med punkter, tankstreck, siffror eller bokstäver. Här är några skrivregler för punktuppställningar.

• Om punkterna är fullständiga meningar ska de skrivas med stor begynnelsebokstav och avslutas med punkt. Annars bör du använda liten begynnelsebokstav och bara avsluta den sista punkten i listan med punkt.
• Texten som inleder en punktlista avslutas inte med kolon om texten i punkterna är en direkt fortsättning på inledningen.

Exempel
Våra mål:
– Kommunens dokument ska bli mer lättlästa.
– Medborgarnas förtroende för oss ska öka.

Våra mål är att
– kommunens dokument ska bli mer lättlästa.
– medborgarnas förtroende för oss ska öka.

Punkterna bör dessutom ha en enhetlig språklig form.

Exempel
Prioriterade uppgifter:
– installera programmet
– utbilda användarna
– utvärdera projektet.

Prioriterade uppgifter:
– installation av programmet
– utbildning av användarna
– utvärdering av projektet.